Kesän jälkeen halusin uuden suunnan työminälleni. Niinpä lähdin hakemaan palvelumuotoilijan hommia erityisesti digitaalisia palveluja suunnittelevista yrityksistä. Olen kovin mieltynyt työskentelemään nörttien kanssa ja halusin jatkaa samalla linjalla. Aiempi työkokemukseni on pääosin erilaisista markkinointi- ja tutkimustehtävistä, mutta palvelumuotoiluun paremmin perehdyttyäni huomasin, että niissä on paljon yhteistä aiemman työkokemukseni kanssa.
Erilaisten palvelujen analysointiin keskittyvän Parempaa palvelua-sarjan 2. osassa käydäänkin läpi työnhakuprosessia. Hakemani paikat voi jakaa kahteen eri kategoriaan: tuttujen kautta löytyneisiin ja ns. virallisen prosessin kautta haettuihin. Tuttujen kautta löytyneeet firmat olen tiennyt etukäteen ja paikkoihin on lähtenyt epämuodollisempi hakemus joko sähköpostilla tai firman sivujen kautta. Tällaisista paikoista en odota niinkään infoa siitä, missä vaiheessa valintaprosessia olen, ainoastaan kyllä/ei-tyyppistä vastausta.
Virallisen prosessin kautta haetut taas paikat ovat tähän mennessä löytyneet LinkedInistä, Facebookista tai kaverien linkkaamana (ilman että ovat ko. firmassa töissä). Tällaiseen joukkoon mahtuu sellaisia yrityksiä, jotka eivät olleet niin tuttuja. Kun brändi on tuntematon, prosessilta odottaa paljon enemmän. Tällaisten yrityksten kohdalla hakuprosessi on mennyt pääsääntöisesti seuraavasti: luettuani ilmoituksen täytän hakemuksen joko LinkedIn-profiilitiedoilla ja/tai lyhyellä teksti-infolla sekä yhteystiedoillani.
On ollut kiehtovaa nähdä, miten eri tavalla yritykset ovat rekryprosessin järjestäneet. Osa yrityksistä on hoitanut rekryprosessin todella skarpisti, osa rutiininomaisemmin. Monikaan yritys ei ollut miettinyt hakemista käyttäjän näkökulmasta niin, että olisivat käyneet prosessin jokaisen askeleen läpi hakijan näkökulmasta. Tyypillisin rekrysivusto tuntui olevan olemassa vain siksi, että sellainen piti löytyä. Hakemuksen lähettämisen jälkeen toiminta ei myöskään useilla firmoilla tuntunut olevan kovin systemaattista.
Mitä tehokkaampaa rekryäminen on, sitä halvemmaksi se tulee firman kannalta pitkällä tähtäimellä. Yrityksillä voi olla houkutus nipistää rekrystä tai ajatella että se hoituu siinä sivussa, mutta tällaisella politiikalla harvoin saadaan alan ykköstykit töihin.
Antaako rekryprosessi yrityksestäsi parhaan mahdollisen kuvan?
Jos yrityksen työnantajabrändi ei ole kovin vahva, kannattaa verkkosivuilla perustella, miksi juuri tämä yritys olisi kiva paikka olla töissä. Mahdollisimman konkreettinen lähestymistapa palkitsee! Jokainen yritys on dynaaminen ja kansainvälinen ja jaadijaa ympäristö. Myös esimerkiksi kesäjuhlista tai ylipäänsä yrityksen vuoden kierrosta tehty video olisi kiva. Tällaisessa tapauksessa selkeä rekryprosessi parantaa firmasta kuvaa, vaikka itse ei tulisikaan valituksi.
Jonkun verran eroja yritysten välillä näkyi hakemusten täyttövaiheessa. Hot tip: webbisivun kautta lähetettävästä lomakkeesta kannattaa laittaa hakijan sähköpostiosoitteeseen kopio, jotta näkee mitä minnekin on kirjoittanut. Onneksi juuri missään (paitsi eräässä julkisen instanssin haussa) ei vaadittu täyttämään puuduttavia “mistä mihin päivään olet ollut missäkin työpaikassa”-lomakkeita tai luomaan omia tunnuksiaan hakemuksen lähettämistä varten. Moneen paikkaan pystyi laittamaan linkin omaan LinkedIn-profiiliin erikseen täytettävän CV:n sijasta – nopeuttaa hakemuksen lähettämistä ja lisää hakemisen houkuttelevuutta.
Tämän hakemuksen täyttäminen ei onnistunut mobiilisti.
Kaikki hakusivustot eivät olleet mobiiliystävällisiä. Selasin eräänä iltana jo sängyssä maatessani sähköposteja, jonne tupsahti mielenkiintoinen Service designer -homma LinkedInin kautta. Klikattuani linkkiä yhteystietolomake levisi ruudulla niin, ettei sitä saanut kunnolla täytettyä.
Olisi myös hyvä, jos hakulomakkeessa ei olisi pakollista “miksi minä”-kenttää, vaan esimerkiksi voisi toivoa rekrytoijaa soittamaan. Tällaisen hakemuksen voisi lähettää heti kun ilmoituksen näkee, eikä tarvitsisi odottaa hetkeä, että pääsee koneen ääreen istumaan (en ole itse kovin innostunut kirjoittamaan kahta lausetta pidempiä tarinoita puhelimellani). Tässä välissä nimittäin tuntemattomampi työnantaja voi unohtua.
Ylipäänsä erilaisia puhelin- tai videohaastatteluja voisi mielestäni käyttää vielä nykyistä enemmän hakuprosessin alkuvaiheessa. Hakemuksen lähettämisen jälkeen on turhan pitkä matka siihen, että kutsutaan haastatteluun. Koska haastattelu on ponnistus niin työnhakijalle kuin rekryävälle firmallekin, olisi tehokkaampaa järjestää ensin vaikkapa puolen tunnin skriinaus siitä, onko mitään yhteistä kohtauspistettä olemassa.
Rekrytointi on osa markkinointia
Mietitäänpä hetki erilaisia tunteita työnhakuprosessissa. Mukana ovat ainakin jännitys, pelko ja toivo. Selkeästä (ja runsaasta!) kommunikaatiosta on iso apu hakijalle, vaikka hän ei valituksi tulisikaan. Mitä kauemmin omasta työnhakuajastasi on, sitä enemmän sinun tulisi tietoisesti miettiä sitä, millaisia fiiliksiä työnhakijalla on prosessin eri vaiheissa. Kaikki mitä rekryprosessissa tekee (tai jättää tekemättä) vaikuttaa siihen, millaisen kuvan työhakija yrityksestä saa.
Erään firman kanssa kävi niin, että minulla oli heistä todella hyvä kuva, mutta rekryprosessi tiputti imagoa melkoisesti. Heidän harjoittelupaikka-hakunsa oli todella mielenkiintoinen – istuisin todella mielelläni palvelusuunnitteluprojekteissa oppimassa konkareilta. Hakemus lähti ja soittelin perään verkkosivustolla mainittuna puhelinaikana. Sain kuulla, että hakemukseni on mielenkiintoinen ja toisella henkilöllä käsittelyssä, mutta minuun ollaan kyllä yhteydessä haastatteluajan sopimiseksi. Selvä. Kun soittoa ei kuulunut, laitoin vielä sähköpostia perään. “Juu, kyselin juuri hakijoiden tilanteesta ja suhun ollaan yhteydessä pian”, oli vastaus. No, tässä vaiheessa varmaan arvaatkin ettei yhteydenottoa ikinä kuulunut. Yrityksen verkkosivuilla harjoitteluhaku on vielä voimassa, mutta linkin klikkaaminen johtaa avoimiin työpaikkoihin jossa harjoittelupaikkaa ei ole mainittu. Koko homma jäi harmittamaan siksi, että pari kaveriani on ko. firmassa töissä, ja ovat kehuneet kovasti, ja lisäksi koko ohjelma olisi ollut mielenkiintoisen kuuloinen.
Yksi paikka taas oli selkeästi jäänyt LinkedIniin, vaikka muutaman päivän kuluttua hakemuksesta tuli “olemme valinneet tähän paikkaan henkilön”-sähköposti. Jos valintaprosessiin ei ole enää mahdollista päästä mukaan, kannattaa avoimen paikan tiedot poistaa. Ärsyttää nimittäin jonkun verran käyttää lauantai-iltana aikaa ja energiaa hyvän hakemuksen tekemiseen, ja kuulla tiistaina että paikka on täytetty.
Parin firman kohdalla on käynyt niin, että tuntuu kuin hakemus olisi hävinnyt bittiavaruuteen. Edes “kiitos hakemuksestasi, palaamme asiaan”-meiliä ei ole kuulunut. Tällainen olisi minimitoive – samalla meiliin voisi laittaa yhteystiedot keneltä kannattaa kysyä asiasta lisää tai vinkata lukemaan firman blogia jne.
Euroopan paras työpaikka ei ole sitä sattumalta
Ei liene yllätys että Euroopan parhaaksi työpaikaksikin valittu Vincit hoiti homman kotiin todella nopeasti ja ystävällisesti.
Periaatteessa minun pitäisi olla vihainen, sillä he eivät rekrynneet minua. Mutta ymmärrän heidän perusteensa kyllä, design-tiimiin haetaan kokeneempia tekijöitä. Vincit vastasi yhteydenottoon seuraavana päivänä ja vaikka lopullinen vastaus oli kiitos mutta ei kiitos -tyylinen, oli vastausmeilissä myös vinkki tulla juttelemaan Vincitin työntekijän kanssa. Tällaista voisi tietysti harkita etukäteen jos yritys ei olisi tuttu, mutta näin sen itse kullanarvoisena tilaisuutena oppia digitaalisesta palvelumuotoilusta lisää. Teehetkestä tarttuikin mukaan idea opiskella photaria kevyemmän piirto-ohjelman Sketch3:n salat.
Vaikka parjasinkin kuvassa olevaa hakusivustoa mobiiliepäystävällisyydestä, täytyy antaa pisteet heille sekä hakemisen helppoudesta (läppärillä) että hakemuksen lähettämisen jälkeisestä meilistä. Siinä vinkattiin niin blogiin, kerrottiin miten voi kysyä lisätietoja ja mainittiin videohaastattelu.
Summa summarum: näin teet rekrystäsi käyttäjäystävällisemmän
- Pohdi hakijan ajatuksia ja tuntemuksia prosessin eri vaiheissa. Mitä paremmin vastaat hänen tunteisiinsa, sitä positiivisempi mielikuva rekrystä jää, vaikka häntä ei valittaisi.
- Jos firmasi ei ole markkinoiden kuumin, ota rekry vakavasti. Ne markkinoiden kuumimmat ovat ykkösiä osittain juuri siksi, että ovat saaneet kovimmat tyypit leiviinsä. Ja tällaisia ei houkutella epämääräisellä prosessilla.
- Panosta rekryyn. Rekry ei hoidu siinä sivussa, vaan on investointi. Huolehdi siitä, että rekrytoijalla on tarpeeksi aikaa palata hakijalle nopeasti. Jos olet ylityöllistetty ja aliresursoitu rekryihminen, näytä tämä kirjoitus pomollesi.
- Hyödynnä LinkedInin APIa, jotta hakemuksen täyttäminen on hakijalle nopeampaa ja hakemuksen lähettäminen tätä kautta todennäköisempää.
- Lähetä kopio hakemuksesta hakijan sähköpostiin.
- Huolehdi siitä, että rekrysivustosi on mobiiliystävällinen ja hakeminen mahdollista myös puhelinta käyttämällä.
- Pidä hakija ajan tasalla rekryn etenemisestä.
- Levitä tietoa avoimista työpaikoista yrityksen sisällä.
Missä vaiheessa ollaan?
Keskustelut ovat vielä auki, sillä etsin hommia jotka alkavat vasta ensi vuoden puolella. Jos tämä teksti vakuutti sinut siitä, että olisin riittävän analyyttinen ja idearikas yrityksesi design- tai palvelumuotoilutiimiin, laita meiliä etunimi piste sukunimi ät gmail piste com niin jutellaan lisää. Kurkkaa myös LinkedIn-profiilini.
Ps. Osaatko hyödyntää omaa henkilöstöäsi rekryssä?
Yritykset voisivat myös paremmin hyödyntää olemassa olevia työntekijöitään rekryn tehostamisessa. Rekrypalkkio on kiva, mutta jo perusasioissa on monella petraamista. Eräässä aiemmassa työpaikassa kuulin vain sivukorvalla, että myyjärekryyn oli päätetty käyttää konsulttifirmaa. Olin kyllä päätellyt, että uusi myyjä tarvitaan entisten kalentereiden ollessa täyteen buukattuja, mutta yrityksen verkkosivuilla ei ollut mitään tästä avoimesta paikasta. Saati sitten että olisi ensin systemaattisesti kysytty henkilöstöltä, tunteeko kukaan ketään sopivaa. Avoimet työpaikat siis viikkokirjeeseen, Slackiin tai maanantain palaveriin, mitä tahansa kommunikaatiomuotoa sitten käytättekään!
